Die heutige hektische, schnelllebige Zeit verlangt nach der Konzentration auf die wirklich wichtigen Prioritäten und nach einem konsequenten Handeln nach diesen Prioritäten.

Gutes Zeitmanagement orientiert sich also an der Wichtigkeit und ist nichts anderes als konsequentes Prioritäten-Management. Es geht darum, Art und Umfang der vorrangig durchzuführenden Aufgaben zu wählen und damit Prioritäten zu setzen.

Wir setzen tagtäglich unsere Prioritäten, doch geschieht dies meist unsystematisch und unbewusst, sodass wir oft das Wesentliche aus dem Blick verlieren. Gezielt Prioritäten zu setzen führt zu einem selbstbestimmten Umgang mit der Zeit und ermöglicht eine sinnvolle Planung von Aufgaben.

Um zu klären, was wesentlich ist und Vorrang hat, ist es hilfreich zwischen „dringenden“ und „wichtigen“ Aufgaben zu unterscheiden. Dringende Aufgaben müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden und erfordern unmittelbare Aufmerksamkeit und unverzügliches Handeln. Dringlich steht für Zeitdruck, Soforterledigung, Stress und Probleme. Wichtige Aufgaben müssen selten heute oder in dieser Woche erledigt werden. Wirklich wichtig sind Dinge wie Zukunft, Werte, Menschen, Gesundheit, Ziele, Ergebnisse und Erfolg. Probleme entstehen, wenn Dringlichkeit zum beherrschenden Faktor im Leben wird und wesentliche Aufgaben verschoben werden aufgrund von dringenden Dingen, die vermeintlich wichtig erscheinen.